BTW (omzetbelasting) is voor veel starters een struikelblok: je moet het op je facturen zetten, aan de Belastingdienst afdragen én je mag het terugvragen op je zakelijke inkopen. Dit artikel legt je de basisbegrippen uit zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Ben je btw-plichtig?
Bijna elke ondernemer in Nederland is btw-plichtig. Uitzonderingen zijn zorgverleners, onderwijsinstellingen en een paar specifieke beroepen. Zodra je in het handelsregister staat, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst — meestal binnen 2 weken na je KvK-inschrijving.
Je btw-nummer moet op al je facturen en op je website staan. Het bestaat uit "NL" + je burgerservicenummer of een speciaal nummer + "B01" als controlegetal.
Welke btw-tarieven zijn er?
- 21% (hoog tarief) — de meeste diensten en producten.
- 9% (laag tarief) — voedingsmiddelen, boeken, kappersdiensten, fietsreparatie, openbaar vervoer.
- 0% (nultarief) — export naar landen buiten de EU en specifieke internationale diensten.
- Vrijgesteld — zorg, onderwijs, verzekeringen, enkele culturele activiteiten.
Let op: "0% btw" is niet hetzelfde als "vrijgesteld". Bij 0% mag je de voorbelasting terugvragen; bij vrijgesteld niet.
De kleine-ondernemersregeling (KOR)
Verwacht je minder dan €20.000 omzet per kalenderjaar? Dan kun je kiezen voor de KOR. Je bent dan vrijgesteld van btw: je rekent geen btw aan je klanten, je doet geen aangifte, maar je mag ook geen btw terugvragen op inkopen.
De KOR is interessant als je weinig zakelijke kosten hebt en vooral aan particulieren levert — zij kunnen de btw toch niet aftrekken. Als je veel btw betaalt op apparatuur, software of voorraad, is meedoen aan de "normale" btw-regels vaak voordeliger.
Je meldt je aan voor de KOR minimaal 4 weken voor het kwartaal waarin het in moet gaan. Aanmelden geldt voor minimaal 3 jaar.
Aangifte doen
Zonder KOR doe je btw-aangifte per kwartaal (standaard voor starters). Je logt in op Mijn Belastingdienst Zakelijk, vult in wat je hebt gefactureerd en terugvraagt, en betaalt het verschil binnen een maand na afloop van het kwartaal.
Een boekhoudpakket (Moneybird, e-Boekhouden, Exact) berekent de aangifte automatisch op basis van je ingevoerde inkomsten en uitgaven. Scheelt uren werk en voorkomt fouten.
Actiepunten
- Bereken een ruwe omzetverwachting voor je eerste jaar — bepalend voor KOR of normaal.
- Beslis of je aan de KOR deelneemt (doe dit bij je KvK-inschrijving of kort erna).
- Zet je btw-nummer op elke factuur en op je website.
- Reserveer het btw-bedrag dat je ontvangt direct op een aparte spaarrekening — het is geen inkomen, je draagt het af.
- Noteer de aangiftedata in je agenda (eind januari, april, juli, oktober).
Veelgemaakte fouten
- BTW uitgeven: starters zien btw vaak als extra inkomen en besteden het. Het is NIET van jou.
- Verkeerd tarief: twijfel je tussen 9% en 21%? Check de Belastingdienst-tool voor jouw dienst.
- Te laat aangeven: de Belastingdienst legt automatisch een boete op bij late aangifte, ook al is het bedrag nul.
- Inkopen zonder factuur: zonder geldige factuur mag je de voorbelasting niet terugvragen — dus geen bonnetjes kwijt raken.