Je eerste medewerker aannemen is een mijlpaal — en tegelijk een administratieve jungle. Arbeidsrecht, loonheffing, pensioen, verzekeringen — er zit veel aan vast. Deze checklist brengt je stap voor stap.
Vooraf: weet je wat het kost?
- ☐ Bruto-netto calculatie: reken ~1,3× het bruto loon voor totale werkgeverskosten
- ☐ Voorbeeld: €3.000 bruto = ~€3.900 totale maandlast (inclusief sociale premies)
- ☐ Extra: werkplek (laptop, bureau, stoel, software) €1.500-€4.000 eenmalig
- ☐ Reiskosten / OV-kaart / leasekosten berekend
- ☐ Je eigen tijd voor begeleiding in eerste 3 maanden gepland
Juridische basis
- ☐ Rechtsvorm check: bij eenmanszaak personeel aannemen is mogelijk maar minder aantrekkelijk
- ☐ Onderneming actief > 12 maanden bij voorkeur
- ☐ Controle wetgeving CAO: is er een collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing?
- ☐ Minimumloon bepaald (2025: €11,16/uur, 21+)
Vacature en werving
- ☐ Functieomschrijving geschreven (taken, verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden)
- ☐ Salarisrange bepaald en onderbouwd
- ☐ Vacature gepubliceerd (LinkedIn, Indeed, eigen website, branche-specifieke sites)
- ☐ Sollicitatieproces uitgedacht (aantal rondes, wie doet wat)
- ☐ VOG-verplichting gecheckt voor de functie (kinderopvang, zorg, onderwijs: verplicht)
Arbeidsovereenkomst
- ☐ Contracttype gekozen: bepaalde tijd / onbepaalde tijd / min-max / oproep
- ☐ Arbeidsovereenkomst-template (CAO-conform) — laat evt. jurist checken
- ☐ Proeftijd (max 1 maand bij contract < 6 mnd, 2 maanden bij 6+ mnd)
- ☐ Opzegtermijn gedefinieerd
- ☐ Vakantiedagen (minimum 4× werkweek per jaar = 20 dagen fulltime)
- ☐ Vakantiegeld (8% bruto jaarloon, minimum)
- ☐ Salaris en eventuele bonussen
- ☐ Werktijden en locatie
- ☐ Concurrentie- en/of geheimhoudingsbeding
- ☐ Beide partijen ondertekenen vóór aanvang
Administratieve registraties
- ☐ Aanmelding bij Belastingdienst als werkgever (eenmalig)
- ☐ Loonheffingsnummer ontvangen
- ☐ Belastingdienst informatie over sectorindeling voor WIA/WW
- ☐ Aanmelding bij pensioenfonds (verplicht voor veel sectoren: BPFBOUW, StiPP, ABP)
- ☐ Aanmelding collectieve zorgverzekering (optioneel maar gewaardeerd)
Verzekeringen
- ☐ Ziekteverzuimverzekering (dekt doorbetaling bij ziekte eerste 2 jaar)
- ☐ Aansprakelijkheidsverzekering voor personeel (WEGAM of vergelijkbaar)
- ☐ Werkgeversaansprakelijkheid in AVB-polis opgenomen
- ☐ Arbo-dienst overwogen (verplicht bij RI&E)
Loonadministratie
- ☐ Loonadministratie-partij gekozen (SalarisPro, NMbrs, ADP, Visma, of boekhouder)
- ☐ Eerste loonstrook test-geproduceerd
- ☐ Loonaangifte-schema ingesteld (maandelijks)
- ☐ Salaris via aparte zakelijke rekening (scheiding)
- ☐ Vakantiegeld-reservering (8% per maand)
Werkplek en onboarding
- ☐ Werkplek ingericht (bureau, stoel, laptop, monitor)
- ☐ Software-licenties toegewezen
- ☐ E-mailadres aangemaakt
- ☐ Telefoon/toegangspas/code geregeld
- ☐ Welkomstpakket (bedrijfsregels, IT-beleid, handboek)
- ☐ Eerste 2 weken ingepland met duidelijke taken en introductie
Arbo-regels
- ☐ Risico-inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd (verplicht vanaf 1 werknemer)
- ☐ Aansluiting bij arbodienst (verplicht voor preventiemedewerker)
- ☐ Preventiemedewerker aangesteld (mag jijzelf zijn)
- ☐ BHV-regeling voor locatie
- ☐ Ergonomische werkplek-check
Belangrijke eerste maand
- ☐ Loonstrook gecontroleerd en uitgedeeld
- ☐ Loonaangifte tijdig ingediend
- ☐ Evaluatie-moment ingepland (week 2, week 4)
- ☐ Proeftijd-beoordeling concreet (wel/geen verlenging contract)
- ☐ Vakantiedagen-registratie ingesteld
- ☐ Ziekmelding-procedure duidelijk gemaakt
De totale doorlooptijd van "ik wil iemand aannemen" tot "medewerker is er" is meestal 2-4 maanden. Plan ruim — het is een van de meest belangrijke beslissingen die je als ondernemer maakt, en een slechte match kost €10.000+ om terug te draaien.