Om recht te hebben op zelfstandigenaftrek moet je aantoonbaar minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. De Belastingdienst kan bij controle bewijs opvragen — zonder administratie verlies je snel €2.500+ aan aftrek.
De 1.225-uren regel in het kort
- Minimaal 1.225 werkuren per kalenderjaar voor je onderneming
- Dat is ~24 uur per week bij 50 werkweken
- Tel mee: uitvoerend werk, acquisitie, administratie, opleiding, netwerken, reistijd
- Tel NIET mee: privétijd, pauzes, ziekte, vakantie
- Administratie moet geloofwaardig en controleerbaar zijn
Eenvoudig template: week-overzicht
| Week | Datum | Uren | Activiteit / klant |
|---|---|---|---|
| 1 | ma 06/01 | 6,5 | Klant A — webdesign |
| 1 | di 07/01 | 7,0 | Klant A — webdesign |
| 1 | wo 08/01 | 4,0 | Klant A, 2,0 — Admin/facturatie, 2,0 |
| 1 | do 09/01 | 3,5 | Acquisitie — LinkedIn + cold mails |
| 1 | vr 10/01 | 5,0 | Klant B — offerte + kickoff |
| Week totaal | 26,0 | ||
Neem minimaal bij: datum, aantal uren (in halfuurs), korte omschrijving en klant/activiteit.
Wat tel je mee?
✓ Wel meetellen
- Uitvoerend werk aan projecten en klanten
- Acquisitie (LinkedIn, cold calls, netwerkevenementen)
- Administratie (facturen maken, boekhouden, btw-aangifte)
- Opleiding en training (workshops, cursussen, boeken lezen)
- Website onderhouden, content schrijven
- Reistijd naar klanten of zakelijke afspraken
- Leveranciersoverleg, offertes maken
- Zakelijke lunches en netwerken met doel
✗ Niet meetellen
- Reguliere lunchpauzes
- Vakantie en vrije dagen
- Ziekte
- Privé-activiteiten
- "Met een oog op e-mail kijken tijdens TV kijken"
Werkende methodes
Methode 1: Handmatig (Excel / Google Sheets)
Eén rij per werkdag. Elke vrijdagavond 5 minuten invullen. Simpel, gratis, 100% onder controle. Ideaal voor < 3 klanten.
Methode 2: Time-tracking app
- Toggl Track: gratis, simpele timer, tagged per project
- Harvest: betaald (€12/mnd), mooie rapportages, factureren ingebouwd
- Clockify: gratis onbeperkt, goede apps
- MyHours: gratis tot 5 projecten
Voordeel: automatisch bijhouden, rapportage met één klik, nooit meer achteraf reconstrueren.
Methode 3: Direct in je boekhoudpakket
Moneybird, e-Boekhouden en Exact hebben ingebouwde urenregistratie die direct koppelt aan facturatie. Meeste gebruiksvriendelijk als je alles in één tool wilt.
Actiepunten
- Kies één methode en begin vandaag — niet "volgende week".
- Vul minstens 1x per week bij (vrijdagmiddag).
- Doel: gemiddeld 24 uur per week over 50 weken = 1.200 uur (iets boven minimum).
- Maak een jaaroverzicht bij je belastingaangifte.
- Bewaar je administratie 7 jaar (wettelijke termijn Belastingdienst).